Una lista di contatti appropriata
Quando pianifichi un evento, è importante che tu vi prenda del tempo per definire la strategia di promozione. Iniziate a farlo stabilendo quale sia il vostro pubblico e creando una lista di contatti appropriata. In questo vi aiuteranno i moduli di iscrizione, a cui potrete aggiungere il vostro sito web per creare un maggiore interesse nel vostro evento.
Con il modulo di iscrizione, non solo riceverete i dati di coloro che sono interessati al vostro evento, ma creerete anche un database di persone interessate al vostro marchio. Con Mailpro potete facilmente integrare il modulo di iscrizione al vostro sito web, permettendo agli utenti di registrarsi per un evento o conducendoli alla newsletter con cui riceveranno le ultime notizie sull’evento.
Le campagne sui social network sono un importante alleato nella creazione di contatti, in quanto potete generare una campagna che promuova l’evento e aumentare l’interesse verso di esso, inviando loro informazioni attraverso la campagna email. E sì, è un modo per raccogliere i dati di contatti in modo tradizionale... con carta e penna. La cosa importante è che siano i loro contatti e che abbiano fornito i dati in modo legale.
Personalizza i vostri messaggi
Identifica il vostro pubblico e segmentate le vostre liste di contatti. È importare passare un po’ di tempo a identificare il pubblico a cui vi rivolgerai, in questo modo potrete personalizzare il modo in cui comunicherai il contenuto del messaggio. Prendi in considerazione alcuni dettagli, come il tipo di evento che state organizzando, il pubblico a cui è rivolto, il legame che avete stabilito con i clienti e il profilo demografico di coloro che parteciperanno all’evento.
Dettagli semplici come l'utilizzo del nome del vostro abbonato, conoscere la sua posizione geografica o utilizzando le referenze delle loro ultime interazioni con i messaggi inviati, create una sensazione di vicinanza. Ricorda, per integrare una segmentazione appropriata, dovete creare bene le vostre liste di contatti, raccogliendo tutte le informazioni che vi permettono di definire il tono delle vostre email, la frequenza delle consegne, il tipo di contenuto che più si adatta al vostro pubblico e i dettagli che vi aiutano a costruire una strategia di email marketing per gli eventi di successo.
Organizza il flusso delle email automatiche
Una volta che vi è chiaro il pubblico e il database a cui vi rivolgerai, è giunto il momento di identificare il numero di messaggi e il tipo di email che volete inviare. Non limitarti a inviare solo l’invito per l’evento senza andare oltre... con l’email marketing dovresti cercare un vero rapporto con il vostro pubblico.
Pianificare il numero di consegne delle email può essere estremamente facile l'automazione delle email, una strategia ideale per pianificare la frequenza degli invii delle email può essere:
- Email di invito: questa è la prima email che raggiungerà la vostra lista di contatti contenente le informazioni sull’evento. È il messaggio più importante con cui attirerai la curiosità dei lettori e in cui includerai tutte le informazioni rilevanti sull’evento. La scelta del momento in cui spedirla dipende dall’organizzazione. L’invito a una conferenza può essere inviato settimane prima della data prestabilita, mentre l’annuncio di un concerto o di un festival potrebbe essere inviato con mesi di anticipo rispetto alla data fissata.
- Email di promemoria: solitamente spedita settimane o addirittura ore prima dell’evento. Questo tipo di email di promemoria può aiutarvi ad avere una seconda conferma di partecipazione attraverso i pulsanti ci call-to-action con cui l’utente può scaricare il biglietto d’ingresso o altre documentazioni che forniscono informazioni sull’evento.
- Email di ringraziamento: Se organizzi una convention, una conferenza o il lancio di un prodotto, l’invio di un’email di ringraziamento è importante come quella di invito. Ringraziando per la partecipazione all’evento, aumenterai il valore del vostro marchio, in quanto mostrerai quanto sono importanti per voi i clienti.