Un remittance email è un messaggio transazionale inviato a un beneficiario (ad esempio, un fornitore) per confermare che un pagamento è stato emesso e per spiegare come applicarlo. Tipicamente include l'importo del pagamento, il metodo, la data, il riferimento o l'ID della transazione e un dettaglio degli importi delle fatture o dei crediti saldati. In breve, è la versione digitale di un avviso di rimessa inviato via email.
Non confondere con: Rimesse personali o transfrontaliere (denaro inviato a familiari all'estero). Nei contesti aziendali, un remittance email è principalmente B2B—payer → fornitore.
Quando si Usano i Remittance Emails
- Contabilità Fornitori (AP) ai Fornitori: Notificare ai fornitori che il pagamento per specifiche fatture è stato inviato e come allocarlo.
- Pagamenti Parziali o Rettifiche: Chiarire importi prorata, note di credito o sconti applicati (es. sconti per pagamento anticipato).
- Rimborsi o Rimborsementi: Confermare che un rimborso è stato emesso e fornire numeri di riferimento.
- Pagamenti Internazionali: Indicare valuta, tasso di cambio (se applicabile), e tempistiche di regolamento previste.
Perché i Remittance Emails Sono Importanti
- Accelera la riconciliazione: I fornitori possono abbinare i pagamenti alle fatture senza email di andata e ritorno.
- Riduce le dispute: I dettagli di allocazione chiari preveniscono pagamenti assegnati erroneamente e confusioni di credito.
- Migliora la visibilità del flusso di cassa: Entrambe le parti sanno cosa è stato pagato, quando, e per quali documenti.
- Crea una traccia di audit: Una conferma scritta con timestamp supporta i controlli interni.
Cosa Includere (Checklist)
- Dettagli del pagatore: Nome legale, indirizzo di fatturazione, email di contatto/di risposta.
- Dettagli del beneficiario: Nome del fornitore e ID fornitore (se utilizzato).
- Informazioni sul pagamento: Importo, valuta, metodo (ACH/SEPA/bonifico/assegno), ultime 4 cifre del conto (mascherate), ID della transazione o riferimento, data del pagamento, data di valuta.
- Tabella di allocazione: Numeri di fattura, date, date di scadenza, importi originali, importi pagati, eventuali crediti/sconti, e nuovi saldi.
- Note: Sconto per pagamento anticipato effettuato, motivo del pagamento ridotto, nota di credito applicata, rettifiche fiscali.
- Supporto: Come contattare AP in caso di discrepanza (email, telefono).
- Allegati/link: PDF di avviso di rimessa o un link a un portale sicuro (preferito per liste di grandi dimensioni).
Best Practices
- Sii preciso e coerente: Usa numeri di fattura standard e un formato prevedibile per l'oggetto.
- Anteponi le informazioni chiave: Il fornitore vede l'importo, la data e il riferimento principale senza aprire l'allegato.
- Proteggi i dati sensibili: Maschera i dettagli bancari; non includere numeri completi di conto o carta.
- Preferisci link sicuri agli allegati pesanti: I PDF grandi possono ridurre la consegna; ospitali in modo sicuro e collega.
- Includi una versione di solo testo: Migliora l'accessibilità e la consegna.
- Autentica il tuo dominio: Imposta SPF, DKIM e DMARC per una consegna affidabile nella posta in arrivo.
- Separa il marketing: I remittance emails sono transazionali; evita contenuti promozionali.
- Localizza quando necessario: Simboli di valuta, formati decimali e lingua devono corrispondere alla località del fornitore.
Esempi di Linee Tematiche
- “Avviso di Rimessa: Pagamento Inviato per Fatture {{INV-12345, INV-12378}}”
- “Conferma Pagamento – Rif {{TX-987654}} – {{Currency Amount}}”
- “Pagamento Eseguito il {{YYYY-MM-DD}} per Fornitore {{Vendor Name}}”
- “Rimessa: {{Amount Currency}} a copertura di {{N}} fattura/e”
- “Conferma Trasferimento Bancario – {{Amount}} – Rif {{Reference ID}}”
Modello Semplice di Remittance Email
Oggetto: Avviso di Rimessa – Pagamento {{Amount}} – Rif {{TransactionID}}
Ciao {{VendorName}},
Ti scriviamo per confermare che un pagamento è stato emesso.
• Pagatore: {{Your Company Name}}
• Data del pagamento (data valuta): {{YYYY-MM-DD}}
• Metodo di pagamento: {{ACH/SEPA/Wire/Check}}
• Importo: {{Amount}} {{Currency}}
• Riferimento / ID Transazione: {{TransactionID}}
Allocazione:
{{InvoiceNo}} – {{InvoiceDate}} – {{OriginalAmount}} → Pagato: {{PaidAmount}} → Saldo: {{Remaining}}
{{InvoiceNo}} – {{InvoiceDate}} – {{OriginalAmount}} → Pagato: {{PaidAmount}} → Saldo: {{Remaining}}
{{CreditMemoNo}} applicato: {{CreditAmount}}
Note:
{{Optional notes about discounts, adjustments, or short-pay reasons}}
Per visualizzare l'intero avviso di rimessa e documenti, visita:
{{Secure Portal Link}}
Se qualcosa sembra errato, rispondi a questa email o contatta AP a {{AP Email/Phone}}.
Grazie,
{{Your Company Name}} – Contabilità Fornitori
{{Address Line 1}}
{{City, State/Province, Country}}
Consigli su Conformità & Sicurezza
- Minimizzare i Dati Personali: Includi solo ciò che è necessario per riconciliare il pagamento.
- Maschera i Dati Finanziari: Non includere mai il numero completo di conto bancario o carta; usa le ultime 4 cifre e descrittori.
- Usa riferimenti unici: Gli ID delle transazioni e i numeri delle fatture aiutano a rilevare frodi e discrepanze.
- Attenzione alle imitazioni di phishing: Forma i fornitori a riconoscere il tuo formato standard e l'indirizzo di risposta.
Considerazioni Internazionali & Multivaluta
- Chiarezza Valutaria: Mostra il codice della valuta (USD, EUR, GBP) e il simbolo quando appropriato.
- Note sul Tasso di Cambio: Se rilevante, dichiara il tasso applicato o nota “La banca del fornitore potrebbe applicare il proprio tasso.”
- Formati della Data: Usa ISO (YYYY-MM-DD) o localizza chiaramente per evitare confusione (es. 2025-08-19).
- Lingua: Considera l'invio nella lingua del fornitore per una riconciliazione più veloce.
Termini Correlati
Come Inviare Remittance Emails con Mailpro
Mailpro rende semplice inviare remittance emails affidabili e conformi su larga scala:
- Invi di Transazioni (SMTP/API): Attiva remittance emails in tempo reale dal tuo ERP o sistema contabile.
- Modelli con campi dinamici: Unisci automaticamente nome del fornitore, numeri di fattura, importi, date e riferimenti.
- Localizzazione: Crea modelli specifici per lingua e valute per fornitori internazionali.
- Statistiche & reportistica: Tieni traccia di consegne, aperture e rimbalzi per mantenere un loop di comunicazione AP pulito.
- Autenticazione: Usa SPF, DKIM e DMARC con il tuo dominio per una collocazione costante nella posta in arrivo.
Poiché i remittance emails sono transazionali, mantienili chiari e coerenti con il brand, e riserva le promozioni per campagne separate.