Email marketing per recruiting e HR

Email marketing per recruiting e HR, spiegato

Fare email marketing nella selezione del personale significa trattare i candidati come un pubblico da coltivare e non come un archivio da bombardare. Le posizioni migliori si coprono spesso con qualcuno che non stava cercando attivamente, e questo funziona solo se avete mantenuto il contatto in modo corretto dall'ultima volta che vi siete parlati.

Questa guida spiega come agenzie di selezione e team HR interni dovrebbero usare l'email: costruire un bacino di talenti che resti caldo, tenere informati i candidati durante un processo, comunicare l'employer brand e rispettare regole sulla protezione dei dati più severe per i candidati che per una lista di marketing.

In sintesi

• Il vostro bacino di talenti è un valore solo se resta caldo. Un archivio a cui nessuno scrive da due anni è un peso, non una pipeline.
• L'esperienza del candidato è soprattutto email. Il silenzio dopo una candidatura è la cosa più dannosa che un selezionatore possa fare.
• Segmentate per famiglia professionale, seniority e disponibilità. Uno sviluppatore senior e una neolaureata in marketing non devono mai ricevere la stessa email.
• I dati dei candidati hanno regole più severe di quelli di marketing. Servono un periodo di conservazione e un modo per gestire le richieste di cancellazione.
• Due liste, non una: candidati e aziende clienti. Vogliono cose opposte.

Perché l'email funziona così bene nel recruiting?

L'email funziona nel recruiting perché assumere è un problema di tempismo. La persona giusta per una posizione oggi può essere perfetta per un'altra tra otto mesi, e l'email è l'unico canale capace di reggere quella relazione a basso costo finché i tempi coincidono.

Tre ragioni per cui qui batte gli altri canali:

• Candidati passivi. I profili migliori sono di solito occupati e non guardano i portali di annunci. Un'email pertinente li raggiunge dove un annuncio non arriverà mai.
• Cicli lunghi e irregolari. Una persona può restare fuori mercato per anni e poi essere improvvisamente pronta. Mantenere un contatto leggero costa quasi nulla e rende moltissimo al momento giusto.
• È riservato. Chi valuta opzioni non vuole un'interazione pubblica. L'email è discreta come il contatto sui social non è.

Il primo messaggio definisce la relazione, quindi vale la pena curarlo. La nostra guida su come creare l'email di benvenuto illustra la struttura che funziona per qualunque nuovo iscritto.

Come si costruisce e si tiene caldo un bacino di talenti?

Raccogliete bene, segmentate all'ingresso e inviate qualcosa di davvero utile ogni uno o due mesi. Un bacino decade in fretta perché le persone cambiano lavoro, cambiano indirizzo e dimenticano chi siete.

Raccogliete i campi giusti fin dall'inizio

Famiglia professionale, seniority, sede o preferenza per il remoto e disponibilità indicativa. Questi quattro campi permettono avvisi mirati invece di un elenco settimanale di tutto. Raccolti con un modulo online, i candidati arrivano già etichettati invece che come curriculum grezzi da lavorare a mano.

Inviate anche qualcosa che non siano annunci

Un bacino che riceve solo posizioni si disiscrive in fretta. Riferimenti retributivi per la loro specializzazione, indicazioni sui colloqui e commenti onesti sul mercato tengono le persone iscritte nei lunghi periodi in cui non cercano.

Chiedete di aggiornarsi

Una o due volte l'anno, inviate un messaggio breve chiedendo di confermare se la situazione è cambiata. Rinfresca i dati, risponde alle aspettative sulla protezione dei dati e le risposte vi dicono chi è tornato silenziosamente sul mercato.

Quali email accompagnano un processo di selezione?

Ogni fase ha bisogno di un messaggio, e quelli che le persone ricordano sono i rifiuti. La tabella è il minimo che richiede un'esperienza candidato dignitosa.

La conferma di candidatura e il rifiuto sono le due che contano di più e le due più spesso saltate. Farle girare come email automatiche evita che qualcuno resti in silenzio perché un responsabile era preso.

Un bacino di talenti cresce ogni anno, ma solo una parte è attiva in ogni momento. Mailpro fa pagare quello che inviate e non il numero di contatti archiviati, quindi tenere un grande archivio di candidati non costa nulla finché non gli scrivete. Scopri i prezzi di Mailpro

Come segmentare le email di selezione?

Segmentate prima per famiglia professionale, poi per seniority, poi per disponibilità. Qui la pertinenza è tutto, perché un avviso che non c'entra si legge come prova che non capite di cosa si occupa quella persona.

• Famiglia professionale. Tecnologia, finanza, vendite, operations. Nulla distrugge la credibilità più in fretta di una posizione in magazzino mandata a un contabile.
• Seniority. Una direttrice non vuole posizioni per neolaureati, e mandargliele dice che non avete letto il profilo.
• Disponibilità. In ricerca attiva, aperti ad ascoltare e non in ricerca richiedono frequenze molto diverse.
• Candidati collocati. Chi avete inserito sei settimane fa non deve ricevere avvisi di posizioni ma un messaggio di verifica.

Costruire questi gruppi con la segmentazione delle email trasforma un archivio generico in qualcosa che sembra uno specialista che conosce il suo mercato.

E le email alle aziende clienti?

Tenete i clienti su una lista completamente separata, con contenuti e ritmo diversi. Un responsabile delle assunzioni non vuole consigli sui colloqui. Vuole informazione di mercato: quanto costa oggi il talento, quanto tempo serve a coprire le posizioni e contro chi compete.

Un'email trimestrale ai clienti che si merita lo spazio contiene di solito un dato retributivo o di disponibilità del loro settore, una breve osservazione sulle condizioni di assunzione e una nota concreta sui candidati disponibili. I profili anonimizzati funzionano bene, purché la persona abbia accettato di essere presentata così.

Quali regole sulla protezione dei dati valgono per i candidati?

I dati dei candidati sono dati personali e nell'Unione europea, in Svizzera e nel Regno Unito comportano obblighi che la maggior parte degli archivi di selezione non rispetta. È l'area in cui i selezionatori sono più esposti.

• Dichiarate un periodo di conservazione. Tenere i curriculum all'infinito non è difendibile. Fissate un termine, per esempio due anni dall'ultimo contatto, e applicatelo.
• Separate candidatura e marketing. Candidarsi non è consentire avvisi continui. Chiedetelo a parte.
• Sappiate cancellare. Una richiesta di cancellazione va onorata sia nello strumento email sia nel gestionale delle candidature.
• Niente scraping. Costruire liste con indirizzi raccolti danneggia la recapitabilità e crea un rischio legale reale.
• Sappiate dove stanno i dati. Per candidati di settori regolati vi chiederanno dove la piattaforma ospita i dati. Mailpro ospita in Svizzera ed è nativo GDPR.

Quali modelli per le email di selezione?

Usate layout costruiti per informazioni chiare e non per il design. Mailpro include modelli email per HR e recruiting già pronti per avvisi di posizione, aggiornamenti di candidatura, inviti a colloquio e inserimento, modificabili con un editor drag and drop.

Se organizzate open day, career day o webinar, i modelli email per eventi gestiscono inviti, promemoria e follow-up.

Quali sono gli errori più comuni?

• Lasciare i candidati senza risposta. Il comportamento più criticato del settore, del tutto risolvibile con un'email automatica.
• Mandare ogni posizione a tutti. Insegna ai candidati a ignorarvi e brucia la lista.
• Non pulire mai l'archivio. I vecchi record sono pieni di indirizzi aziendali morti, e questo distrugge la recapitabilità in silenzio.
• Mescolare candidati e clienti. Servono contenuti opposti e unirli non serve a nessuno.
• Scrivere solo quando serve qualcosa. Un bacino che vi sente solo quando avete una posizione aperta smetterà di aprire.
• Trattare una lista di un portale come propria. Gli indirizzi ottenuti tramite terzi di norma non possono essere usati per contatto diretto.

Domande frequenti

Con quale frequenza scrivere al proprio bacino?

Mensile per chi cerca attivamente, trimestrale per i passivi, più avvisi di posizione che corrispondano davvero al profilo. La frequenza giusta dipende molto più dalla pertinenza che dalla cadenza: un'email ben mirata al mese è gradita, una sbagliata a settimana no.

Serve il consenso per scrivere a chi si è candidato?

Potete scrivere sulla posizione per cui si è candidato, perché è la ragione del contatto. Aggiungerlo ad avvisi continui o a una newsletter è una finalità diversa e richiede un consenso specifico, con un testo chiaro su cosa invierete.

Per quanto tempo posso conservare i curriculum?

Il GDPR non indica un numero fisso, ma impone di stabilire e motivare un periodo invece di conservare per sempre. Molte agenzie usano due anni dall'ultimo contatto reale, con un'email di avviso prima della cancellazione che lascia al candidato la scelta di restare.

Qual è un buon tasso di apertura nel recruiting?

Gli avvisi mirati a un bacino ben segmentato rendono di solito molto sopra le medie del marketing generico, perché il contenuto riguarda direttamente la carriera di chi legge. Se i vostri tassi somigliano a quelli del marketing generico, di solito la segmentazione è troppo ampia.

I rifiuti vanno automatizzati?

Sì nella fase di screening iniziale, dove il volume rende impossibili risposte individuali e il silenzio è peggio di un modello. Dopo un colloquio inviate qualcosa di personale. Chi ha incontrato il vostro team e riceve una lettera standard lo racconterà.

Posso scrivere a candidati trovati su un social professionale?

Contattarli tramite la piattaforma è diverso dall'aggiungere il loro indirizzo a una lista. Esportare o indovinare indirizzi aziendali e inserirli nelle campagne non è contatto consentito e crea problemi di recapito e di conformità.