Email marketing per società sportive, disciplina per disciplina

Email marketing per società sportive, disciplina per disciplina

Fare email marketing in una società sportiva è prima di tutto gestione dei soci che si dà il caso sia anche marketing. Rinnovi, calendari, quote, volontariato e tutela dei minori passano tutti dalla stessa casella di posta, e la società che gestisce bene questo scopre che il reclutamento e le sponsorizzazioni arrivano di conseguenza.

Questa guida copre ciò che funziona in tutte le discipline e poi ciò che cambia per ogni sport: golf, motorsport, equitazione, arti marziali, ciclismo, corsa, sport di racchetta e di mazza, sport indoor e studi di yoga o pilates.

In sintesi

• La stagione dei rinnovi è il vostro anno commerciale. La maggior parte delle società lascia soldi sul tavolo perché parte tardi.
• Segmentate prima di tutto per tipo di socio. Giovanili, adulti, soci non praticanti e genitori vogliono email diverse.
• Calendari e orari sono il contenuto che le persone aprono davvero. Costruite il programma attorno a questo.
• I volontari si reclutano via email molto meglio che con qualsiasi appello dalla sede.
• Le sezioni giovanili comportano dati dei genitori e obblighi di tutela. Trattateli come si deve.

Cosa dovrebbe inviare ogni società sportiva?

Costruite l'anno attorno al ciclo dei soci, non alle notizie. La tabella vale per quasi tutte le società, qualunque sia lo sport.

La sequenza di rinnovo merita la massima attenzione. I soci raramente se ne vanno di proposito: semplicemente non trovano il momento. Far girare i rinnovi come email automatiche attivate dalla data di scadenza di ciascuno, invece di un unico invio a tutti, recupera di solito una quota significativa di chi la società avrebbe perso.

La lista di una società contiene tutti i soci, genitori, volontari ed ex atleti della sua storia, ma ogni settimana ne scrivete solo a una parte. Mailpro fa pagare quello che inviate e non il numero di contatti archiviati. Scopri i prezzi di Mailpro

Come dovrebbe segmentare una società?

Segmentate prima per ruolo e per sezione. Applicare la segmentazione delle email a questi due campi elimina la lamentela più comune nella comunicazione delle società: ricevere cose che non ti riguardano.

• Praticanti per sezione. Adulti, giovanili, master, squadre femminili e maschili, amatoriali.
• Genitori e tutori. Pagano le quote e leggono le email della sezione giovanile, quindi scrivete direttamente a loro.
• Soci non praticanti. Interessati alla società, non agli orari di allenamento.
• Volontari e dirigenti. Turni, corsi e ringraziamenti, non calendari di gara.
• Ex soci. Il pubblico più facile da riconvertire che una società possieda.

Cosa cambia per disciplina?

L'ossatura associativa è ovunque la stessa, ma ciò che riempie il calendario cambia molto in base allo sport.

Golf

Disponibilità delle partenze, iscrizioni alle gare, handicap e tesseramenti, abbonamenti invernali e mercato dei green fee per gli ospiti. I circoli di golf hanno dati di prenotazione insolitamente ricchi e quasi mai li usano per segmentare. Un socio che non prenota da otto settimane è un rischio di abbandono a cui potete scrivere prima che decida.

Motorsport e club automobilistici

Calendario delle prove, disponibilità dei track day, verifiche tecniche e scadenze di licenza, classifiche di campionato. Le iscrizioni chiudono presto e senza margine, quindi i promemoria di scadenza sono le email più redditizie.

Equitazione

Posti in pensione, clinic e lezioni, iscrizioni ai concorsi e contenuti di cura stagionale. La pensione è una relazione ricorrente ad alto valore: la comunicazione sulla lista d'attesa e l'informazione onesta sulle disponibilità contano più della promozione.

Arti marziali

Date d'esame, progressione delle cinture, stage e quote di passaggio. La progressione motiva di per sé, quindi un'email legata al prossimo esame di un allievo è molto più forte di un promemoria generico di lezione. Qui la fidelizzazione consiste in gran parte nel rendere visibile il progresso.

Ciclismo e podismo

Uscite e allenamenti per gruppo di livello, iscrizioni alle gare, ordini di abbigliamento e cambi legati al meteo. Queste società vivono dell'email settimanale del programma, che va segmentata per ritmo o gruppo perché nessuno si presenti all'uscita sbagliata.

Sport di racchetta e di mazza

Prenotazione di campi, scale e campionati, cicli di lezioni e calendari. I cicli di lezioni si vendono in finestre precise e di solito sono poco comunicati. Le lezioni per i giovani in particolare si riempiono prima che le famiglie fuori dal giro ne sappiano qualcosa.

Sport indoor

Calendari, cambi di allenamento, disponibilità della palestra e trasferte. Qui le variazioni dell'ultimo minuto sono la norma, quindi una combinazione rapida e affidabile di email e SMS conta più della grafica.

Yoga e pilates

Pacchetti di lezioni, cambi di orario, sostituzioni degli insegnanti, workshop e lanci di ritiri. Il ritmo commerciale somiglia più a un abbonamento che a una società: tenete traccia di quando sta finendo il pacchetto di qualcuno e scrivetegli prima, perché è quello il momento in cui rinnova o si allontana.

Come si gestiscono sezioni giovanili e dati dei genitori?

Scrivete al genitore o tutore, non al minore, e tenete i dati minimi e separati. Le sezioni giovanili portano obblighi che molte società gestiscono in modo informale, ed è un rischio.

• Il consenso è del genitore. Raccoglietelo esplicitamente e registrate quando e come.
• Conservate solo il necessario. Recapiti e le informazioni mediche o di accessibilità che servono davvero per la sicurezza, nient'altro.
• Non pubblicate mai nomi o immagini di minori senza permesso scritto. Vale anche per cronache di gara e newsletter, dove di solito l'errore accade.
• Cancellate quando se ne vanno. Fissate un periodo di conservazione e rispettatelo.

Raccogliete tutto correttamente fin dall'inizio con un breve modulo online invece che con un foglio che nessuno trascrive.

Come si reclutano soci via email?

Il reclutamento avviene due volte l'anno: a inizio stagione e a gennaio. Tutto il resto è manutenzione.

• Chiedete ai soci di inoltrare. Il canale più efficace è un socio che ne parla a un amico. Scrivete un'email pensata per essere inoltrata.
• Organizzate prove gratuite e comunicatele bene. Due annunci e un promemoria il giorno stesso.
• Scrivete prima agli ex soci. Sanno già dov'è la società e se ne sono andati per motivi che potrebbero non valere più.
• Siate precisi su costo e impegno. Il motivo più comune per non iscriversi è non sapere quanto costa e quanto spesso bisogna esserci.

Quali modelli funzionano?

Usate layout chiari e pensati per il telefono, leggibili in un parcheggio. Mailpro include modelli pronti per le principali discipline, tra cui golf, equitazione, arti marziali, ciclismo, baseball, pallamano, corse di auto e moto, football americano e yoga e pilates, tutti modificabili con un editor drag and drop.

Quali sono gli errori più comuni?

• Affidare il rinnovo a una sola email. Un unico promemoria perde i soci che si erano semplicemente dimenticati.
• Una lista sola per tutta la società. I genitori del settore giovanile non hanno bisogno del calendario master.
• Appelli vaghi ai volontari. "Serve aiuto" non funziona. "Servono due persone al bar sabato dalle 14 alle 17" funziona.
• Non contattare mai gli ex soci. I soci meno costosi che riuscirete a recuperare.
• Pubblicare dati dei minori con leggerezza. È un problema di tutela, non solo di dati.
• Affidarsi a un gruppo social chiuso. Raggiunge chi è già coinvolto e nessun altro.

Domande frequenti

Con quale frequenza dovrebbe scrivere una società?

Settimanale in stagione per calendari e orari, mensile fuori stagione, più la sequenza di rinnovo e i messaggi legati agli eventi. I soci tollerano email frequenti quando sono davvero operative.

Quando devono partire le email di rinnovo?

Sei settimane prima della scadenza, con solleciti a due settimane e il giorno stesso, poi uno dopo la scadenza. Iniziare una settimana prima è l'errore più comune e più costoso nella gestione di una società.

Serve il consenso per scrivere ai soci?

Le email di gestione, come rinnovi, calendari e avvisi di sicurezza, fanno parte del rapporto associativo. Fare marketing a non soci, o inviare contenuti promozionali oltre la vita della società, richiede un consenso specifico ai sensi del GDPR.

Possiamo scrivere direttamente ai minori?

No. Scrivete al genitore o tutore per chiunque sia sotto l'età in cui la federazione o la normativa sui dati consente il contatto diretto, e limitate i dati del minore allo stretto necessario.

Qual è il giorno migliore per l'email del calendario?

Giovedì o venerdì per le gare del weekend, così ci si organizza, con un breve promemoria il giorno prima se qualcosa è cambiato. Le variazioni dell'ultimo minuto è meglio mandarle via SMS.

Come si trovano volontari via email?

Chiedete un solo favore concreto, della dimensione di una persona. Indicate compito, data, orario e a chi rispondere. Gli appelli generici non funzionano quasi mai, un incarico definito di due ore molto spesso sì.