Nota spese trasferta: rapporto spese di viaggio online

Questa nota spese trasferta online raccoglie in un'unica pagina date, scopo del viaggio e costi sostenuti, suddivisi tra trasporto, alloggio, pasti e altre spese. Il dipendente indica il totale da rimborsare e l'amministrazione ha subito un quadro chiaro.

A cosa serve questa nota spese trasferta?

Dopo una fiera, una visita clienti o una formazione fuori sede, ricostruire le spese da ricevute sparse richiede tempo. Il modello chiede nome, reparto, email di lavoro e telefono, poi le date di inizio e fine e lo scopo del viaggio. Le spese vengono indicate per categoria, seguite dall'importo totale e dal metodo di pagamento usato, carta di credito o contanti. Un campo libero accoglie le precisazioni, ad esempio una spesa condivisa con un collega.

Per chi?

• Aziende con personale commerciale o tecnico in viaggio
• Uffici amministrativi e risorse umane
• Enti pubblici e università con missioni del personale
• Associazioni e federazioni sportive che rimborsano le trasferte

Come adattarlo in Mailpro

• Modifichi categorie e testi, aggiunga ad esempio i chilometri percorsi con l'auto privata; inserisca logo e colori.
• Permetta di allegare biglietti, ricevute dell'hotel e scontrini.
• Con le domande condizionali, chieda dettagli sull'alloggio solo per le trasferte di più giorni.
• Condivida il link nella intranet o in una comunicazione interna inviata con Mailpro; le note spese arrivano in Mailpro.

Consigli

• Indichi nell'introduzione le regole aziendali su diarie, classi di viaggio e massimali.
• Chieda di compilare il modulo entro pochi giorni dal rientro.
• Faccia indicare la valuta per le trasferte all'estero.
• Per il trattamento fiscale dei rimborsi, si affidi al suo consulente.

Domande frequenti

Qual è la differenza con un modulo rimborso spese trasferta cartaceo?

Il contenuto è lo stesso, ma online le richieste arrivano complete, leggibili e già ordinate in Mailpro.

Posso usare questo modello nota spese trasferta per più viaggi?

Meglio un modulo per ogni viaggio: le date e lo scopo restano chiari per l'approvazione.

Serve anche per una semplice nota spese viaggio di un giorno?

Sì, basta lasciare vuote le voci non pertinenti, come l'alloggio.

Le domande di questo modello

1. Nome del dipendente
2. In quale reparto lavora?
   Marketing · Vendite · Risorse umane · Finanza
3. La sua email di lavoro
4. Numero di telefono
5. Data di inizio
6. Data di fine
7. Qual era lo scopo di questo viaggio?
8. Trasporto
9. Alloggio
10. Pasti
11. Altre spese
12. Importo totale da rimborsare
13. Come ha pagato queste spese?
    Carta di credito · Contanti
14. C'è altro che dovremmo sapere?