Modulo rimborso spese online per dipendenti e volontari

Il modulo rimborso spese online permette a dipendenti e collaboratori di dichiarare una spesa anticipata in un paio di minuti: data, oggetto, importo e modalità di pagamento. L'amministrazione riceve richieste complete e uniformi, pronte per la verifica.

A cosa serve questo modulo rimborso spese?

Ricevute sparse e email senza dettagli rallentano i rimborsi. Il modello chiede nome, reparto (marketing, vendite, risorse umane, finanza), email di lavoro e telefono, poi la data dell'acquisto, che cosa è stato acquistato o pagato, il costo e se il pagamento è avvenuto con carta di credito o in contanti. Un campo per le note e una casella di accettazione chiudono la richiesta. È un modulo nota spese dipendente semplice, adatto anche a chi presta attività gratuita.

Per chi?

• PMI e studi professionali
• Uffici amministrativi e contabilità
• Associazioni che rimborsano le spese dei volontari
• Scuole ed enti che anticipano piccoli acquisti

Come adattarlo in Mailpro

• Sostituisca i reparti con quelli della sua organizzazione e modifichi i testi; aggiunga logo e colori.
• Aggiunga un campo per allegare la foto o la scansione dello scontrino o della fattura.
• Con le domande condizionali, chieda ulteriori dettagli solo per i pagamenti in contanti.
• Condivida il link nella intranet o tramite QR code in ufficio; le richieste arrivano in Mailpro.

Consigli

• Riporti nell'introduzione le regole interne: massimali, scadenze di invio, spese ammesse.
• Chieda un modulo per ogni spesa, così le verifiche sono più semplici.
• Renda obbligatorio il giustificativo per gli importi più rilevanti.
• Per gli aspetti fiscali, si confronti con il suo consulente.

Domande frequenti

Esiste un modulo rimborso spese generico per tutti i reparti?

Sì, questo modello è generico: basta adattare l'elenco dei reparti e, se serve, aggiungere il centro di costo.

Va bene anche per i volontari di un'associazione?

Sì, sostituisca il reparto con l'attività o l'evento e adatti la casella di accettazione.

Come allego le ricevute?

Aggiungendo una domanda di tipo allegato, il collaboratore carica il giustificativo direttamente nel modulo.

Le domande di questo modello

1. Qual è il suo nome completo?
2. In quale reparto lavora?
   Marketing · Vendite · Risorse Umane · Finanza
3. Qual è il suo indirizzo email di lavoro?
4. Qual è il suo numero di telefono?
5. Quando ha effettuato questo acquisto?
6. Cosa ha acquistato o pagato?
7. Quanto è costato?
8. Come ha pagato?
   Carta di credito · Contanti
9. C'è altro che dovremmo sapere?
10. Accetto