Modulo non conformità fornitore

Il modulo non conformità fornitore permette di segnalare in modo preciso una consegna o un prodotto che non rispetta i requisiti concordati. Con dati completi e foto allegate, il fornitore capisce subito il problema e può proporre una soluzione senza perdere tempo.

A cosa serve questo modulo?

Chi rileva l'anomalia indica il fornitore, il numero d'ordine o di bolla, la data di ricevimento, il prodotto e la quantità coinvolta. Sceglie poi il tipo di non conformità: merce danneggiata, articolo o quantità errata, difetto di qualità, documenti mancanti, ritardo di consegna. Seguono una descrizione dettagliata, l'impatto sull'attività e la soluzione attesa (sostituzione, nota di credito o rimborso, riparazione o piano di azioni correttive) con una data limite di risposta. Ne risulta una scheda non conformità chiara, utile sia per il fornitore sia per il suo archivio qualità.

Per chi è pensato?

• Magazzini e reparti di ricevimento merci
• Responsabili qualità che seguono le azioni correttive
• Uffici acquisti che gestiscono i contenziosi con i fornitori
• Ristoranti e negozi che ricevono consegne frequenti

Come adattarlo in Mailpro

Modifichi le domande e i testi: aggiunga il numero di lotto, la temperatura alla consegna o il codice interno dell'articolo. Il modulo consente l'aggiunta di allegati, così foto e documenti accompagnano la segnalazione. Inserisca il suo logo e i suoi colori, poi condivida il link con i suoi team o affigga un QR code nella zona di ricevimento, per compilare la segnalazione dallo smartphone direttamente davanti alla merce. Le risposte arrivano in Mailpro.

Consigli

• Fotografi l'imballo e l'etichetta prima di aprire il collo: sono le prove più utili.
• Compili la segnalazione il giorno stesso del ricevimento, finché i dettagli sono freschi.
• Usi categorie di anomalia stabili nel tempo per poter confrontare i fornitori.
• Se lavora secondo una norma qualità, verifichi che il rapporto di non conformità contenga tutti i campi richiesti dalla sua procedura.

Domande frequenti

Il modulo non conformità fornitore viene inviato automaticamente al fornitore?

No: le segnalazioni arrivano in Mailpro, dove il suo team le verifica prima di comunicarle al fornitore secondo la procedura abituale.

Si può usare anche per le anomalie interne?

Sì, basta sostituire il campo «Fornitore» con il reparto o la linea di produzione interessata e adattare l'elenco dei tipi di problema.

Le domande di questo modello

La consegna

1. Fornitore
2. Numero di ordine o di bolla di consegna
3. Data di ricezione
4. Prodotto o riferimento
5. Quantità interessata

La non conformità

1. Tipo di non conformità
   Prodotto danneggiato · Prodotto sbagliato o quantità sbagliata · Difetto di qualità · Documenti mancanti · Ritardo di consegna · Altro
2. Descrizione dettagliata
3. Foto o documenti
4. Impatto sulla nostra attività
   Nessuno · Minore · Maggiore – produzione o vendite interessate

Azione richiesta

1. Cosa vi aspettate dal fornitore?
   Sostituzione · Nota di credito o rimborso · Riparazione · Piano di azioni correttive
2. Risposta attesa entro il
3. Segnalato da
4. E-mail