Email con orari e chiusure per le festività: modelli per avvisare i clienti

Modelli di email per gli orari delle festività: cosa inviare, quando e dove

Un'email sugli orari delle festività dice ai clienti esattamente quando chiudete, cosa continua a funzionare mentre siete via e quando riaprite. I sei modelli qui sotto coprono i casi di cui quasi ogni azienda ha bisogno a fine anno: orari del negozio modificati, chiusura completa dell'ufficio, assistenza clienti ridotta, pausa di spedizioni ed evasione ordini, risposta automatica di assenza e un SMS breve. Copiateli, sostituite i campi tra parentesi quadre e inviate il primo avviso due o tre settimane prima della chiusura.

Questa guida riguarda l'avviso pratico, non gli auguri. Ogni modello si chiude con una sola frase cordiale, niente di più.

In breve

• Ogni avviso di chiusura richiede cinque informazioni: date esatte con il giorno della settimana, cosa è chiuso, l'ultimo giorno utile per ordinare o prenotare, un contatto per le urgenze, data e ora di riapertura.
• Inviate la prima email 2–3 settimane prima della chiusura, un promemoria circa una settimana prima e un SMS il giorno prima ai clienti con ordini o appuntamenti in sospeso.
• Attivate la risposta automatica sulle caselle condivise (assistenza@, info@, ordini@), non solo su quelle personali.
• L'email è solo un canale: lo stesso giorno aggiornate anche il banner del sito, gli orari speciali del Profilo dell'attività su Google, la segreteria telefonica e le pagine di checkout.
• Mantenete l'avviso informativo. Appena aggiungete una promozione, diventa un'email commerciale e valgono le consuete regole sul consenso.

Cosa deve contenere un'email di chiusura per le festività natalizie?

Un'email di chiusura deve rispondere alle domande che altrimenti i clienti vi scriverebbero. Se manca uno di questi elementi, la domanda arriverà nella vostra casella il 23 dicembre:

1. Date esatte, con il giorno della settimana. «Chiusi da giovedì 24 dicembre a venerdì 1° gennaio» è meglio di «chiusi per le feste», che ognuno interpreta a modo suo.
2. Cosa è chiuso e cosa no. Il negozio può chiudere mentre l'e-commerce continua a ricevere ordini; l'ufficio può chiudere mentre resta attiva una reperibilità.
3. L'ultima data utile. Ultimo giorno per ordinare con consegna prima di Natale, ultimo appuntamento, ultimo giorno per inviare documenti.
4. Un contatto per le urgenze. Un indirizzo email, un link al centro assistenza o un numero di reperibilità, e cosa si intende per urgente.
5. Data e ora di riapertura, con fuso orario se i vostri clienti sono in più paesi (Italia, Svizzera italiana, estero).
6. Un oggetto che contenga le date. Molti leggono solo l'oggetto: «Chiusi dal 24/12 al 1/1, riapriamo lunedì 4 gennaio» funziona anche senza aprire l'email.

Frasi brevi ed etichette chiare contano qui più che in qualsiasi altra email. La nostra guida alla microcopia dell'email spiega come scrivere etichette, pulsanti e istruzioni di una riga che si capiscono a colpo d'occhio.

Quando inviare l'avviso sugli orari delle festività?

Inviate il primo avviso due o tre settimane prima della chiusura e un promemoria circa una settimana prima. Se lavorate su appuntamento o spedite ordini, aggiungete un SMS dell'ultimo minuto. Ecco un calendario d'esempio per una chiusura da giovedì 24 dicembre 2026 a venerdì 1° gennaio 2027, con riapertura lunedì 4 gennaio:

Il calendario 2026 ha le sue insidie. L'Immacolata cade martedì 8 dicembre, quindi molti faranno il ponte lunedì 7: se restate aperti, ditelo. Natale e Capodanno cadono di venerdì, Santo Stefano di sabato, e l'Epifania mercoledì 6 gennaio 2027: se chiudete anche quel giorno, scrivetelo nell'avviso, perché molti clienti daranno per scontato che dal 4 gennaio siate operativi senza interruzioni.

Non serve essere in ufficio per rispettare queste date. In Mailpro™, l'invio email programmato vi permette di preparare l'avviso principale e il promemoria in una volta sola e lasciarli partire da soli.

Modello 1: email con gli orari del negozio durante le feste

Usate questo modello se restate aperti, ma con orari diversi. Un elenco giorno per giorno si legge più in fretta di un paragrafo.

Oggetto: I nostri orari per le feste: aperti fino alle 16 il 24/12, chiusi il 25
Oggetto alternativo: Orari natalizi di [Nome negozio], dal 24 dicembre al 6 gennaio
Testo di anteprima: Gli orari abituali tornano giovedì 7 gennaio.

Ciao [Nome],

ecco i nostri orari durante le feste presso [Nome negozio, indirizzo]:

Giovedì 24 dicembre: 9:00 – 16:00
Venerdì 25 dicembre: chiuso
Sabato 26 dicembre: 15:30 – 19:30
Da lunedì 28 a mercoledì 30 dicembre: 9:30 – 19:30
Giovedì 31 dicembre: 9:00 – 16:00
Venerdì 1° gennaio: chiuso
Martedì 5 gennaio: 9:30 – 20:00
Mercoledì 6 gennaio: chiuso

Gli orari abituali tornano giovedì 7 gennaio. Il nostro negozio online resta sempre aperto: [link].

Ti serve qualcosa prima del 24? Ordina online e ritira in negozio entro il [data] alle [ora].

Grazie per averci scelto quest'anno, a presto.
[Nome], [Nome negozio]

Modello 2: email di chiusura dell'ufficio per le festività

È il classico avviso di «chiusura per ferie natalizie» per aziende di servizi, agenzie, studi commercialisti, studi legali e fornitori B2B. Va ai clienti, non solo agli iscritti alla newsletter.

Oggetto: Uffici chiusi dal 24/12 al 1/1, riapriamo lunedì 4 gennaio
Oggetto alternativo: Chiusura natalizia di [Azienda]: date e contatto per le urgenze

Gentile [Nome],

i nostri uffici resteranno chiusi da giovedì 24 dicembre 2026 a venerdì 1° gennaio 2027. Riapriamo lunedì 4 gennaio alle 9:00 [fuso orario].

Perché i suoi progetti proseguano senza intoppi:

• La preghiamo di inviarci documenti o approvazioni necessari entro venerdì 18 dicembre.
• Le richieste ricevute durante la chiusura saranno gestite in ordine di arrivo a partire dal 4 gennaio.
• Per vere urgenze ([da definire: es. sito non raggiungibile, scadenza di legge]) contatti [nome] all'indirizzo [email] o al [numero di reperibilità].

Grazie per la fiducia accordataci quest'anno. Ci rivediamo nel 2027.
[Nome], [Azienda]

Modello 3: avviso di assistenza clienti ridotta

Usate questa versione se non chiudete del tutto ma lavorate con un team ridotto. L'importante è indicare i tempi di risposta che potete davvero rispettare, non quelli abituali.

Oggetto: Assistenza durante le feste: cosa aspettarsi dal 24/12 al 3/1
Testo di anteprima: Ci siamo, con un team più piccolo e risposte un po' più lente.

Ciao [Nome],

da giovedì 24 dicembre a domenica 3 gennaio il nostro team di assistenza lavora a orario ridotto:

• Email e chat: dal lunedì al venerdì, 10:00–14:00 [fuso orario]. Chiuso il 25 dicembre e il 1° gennaio.
• Tempo di risposta previsto: entro 1 giorno lavorativo (di solito entro 4 ore).
• Problemi critici ([da definire: es. servizio non disponibile, pagamento non riuscito]): [email o numero prioritario], 7 giorni su 7.
• Risposte alle domande frequenti: [link al centro assistenza].

L'orario completo riprende lunedì 4 gennaio.
Grazie per la pazienza e buon riposo.
Il team assistenza di [Azienda]

Chiudete per le feste? Preparate ora l'avviso, il promemoria e il messaggio di riapertura, e lasciate che le email automatiche di Mailpro li inviino mentre siete via.

Modello 4: pausa delle spedizioni e dell'evasione ordini

Per un e-commerce la data più importante non è la chiusura in sé, ma l'ultimo giorno utile per ordinare con consegna prima di Natale. Controllate le date limite pubblicate dai vostri corrieri prima di scriverla e tenete un giorno di margine.

Oggetto: Ordina entro lunedì 21/12 per riceverlo prima di Natale
Oggetto alternativo: Spedizioni durante le feste: ultime date utili e la nostra pausa

Ciao [Nome],

un breve riepilogo sulle spedizioni di [Nome negozio] durante le feste:

• Ordina entro lunedì 21 dicembre, ore [ora], per la consegna standard prima del 25 dicembre ([paese/zona]).
• Ordina entro martedì 22 dicembre, ore [ora], con spedizione express.
• Il nostro magazzino è chiuso dal 24 dicembre al 3 gennaio. Puoi continuare a ordinare online: gli ordini ricevuti durante la chiusura partono da lunedì 4 gennaio, in ordine di arrivo. Per la Befana, ordina entro il [data].
• Resi: gli articoli acquistati dal [data] si possono restituire fino al [data].
• Le gift card arrivano subito via email, anche durante la pausa.

Domande su un ordine? [Link di tracciamento] o [email assistenza]; rispondiamo dal 4 gennaio.

Grazie per i tuoi ordini quest'anno.
[Nome negozio]

Inviate questa versione prima ai clienti con ordini in corso e agli acquirenti recenti. Conviene anche riportare l'ultima data utile nell'email di conferma d'ordine, così i nuovi acquirenti la vedono dopo il checkout. E se i saldi invernali della vostra regione partono nei primi giorni di gennaio, citate la data di riapertura nello stesso avviso invece di mandare un secondo messaggio.

Modello 5: testo della risposta automatica di assenza

La risposta automatica raggiunge tutti quelli che non hanno letto la vostra email. Tenetela breve, mettete la data di rientro nella prima riga e indicate un solo canale per le urgenze. Attivatela su tutti gli indirizzi condivisi, non solo sulle caselle personali.

Versione breve (casella personale):

Grazie per il suo messaggio. Sono fuori ufficio fino a lunedì 4 gennaio e le risponderò al mio rientro. Per urgenze, può contattare [nome] all'indirizzo [email].

Versione aziendale (assistenza@, info@, ordini@):

Oggetto: Abbiamo ricevuto il tuo messaggio: chiusi fino al 4 gennaio

Buongiorno,

grazie per aver contattato [Azienda]. Il nostro team è chiuso dal 24 dicembre al 1° gennaio e risponderà al tuo messaggio da lunedì 4 gennaio, in ordine di arrivo.

Nel frattempo: segui il tuo ordine su [link], trova risposte su [link al centro assistenza]. Per problemi urgenti di tipo [da definire], chiama il [numero di reperibilità].

Buone feste,
Il team di [Azienda]

Due consigli pratici: attivate «rispondi una sola volta per mittente» se il vostro client di posta lo prevede, così un lungo scambio non genera una risposta a ogni messaggio; e non indicate un cellulare personale in una risposta automatica che chiunque, spammer compresi, può attivare.

Modello 6: SMS con gli orari delle festività

L'SMS è il canale giusto per il promemoria dell'ultimo minuto, il giorno prima della chiusura, ai clienti con un appuntamento o un ordine in sospeso. Un segmento SMS contiene 160 caratteri standard (GSM-7). Buona notizia per l'italiano: à, è, é, ì, ò e ù fanno parte del set. Attenzione però alla È maiuscola, all'apostrofo tipografico e al trattino lungo: basta uno di questi per passare a Unicode, con soli 70 caratteri per segmento. La nostra FAQ sul limite di caratteri di un SMS spiega come si contano i segmenti.

Promemoria di chiusura (137 caratteri):
[Marchio]: chiusi dal 24/12 al 1/1. Gli ordini online partono da lun 4/1. Aiuto: [link]. Buone feste! Per non ricevere SMS: STOP

Promemoria appuntamenti (138 caratteri):
[Marchio]: ultimi appuntamenti prima della pausa mer 23/12. Riapriamo lun 4/1 alle 9. Prenota: [link]. Per non ricevere SMS: STOP

I conteggi includono 9 caratteri per [Marchio] e un link breve di 15. Usate il trattino e l'apostrofo dritti per restare in GSM-7, inviate solo ai contatti che hanno accettato di ricevere i vostri SMS e spedite in orario d'ufficio. Potete programmare gli SMS in anticipo per il 23 dicembre e non pensarci più.

Dove pubblicare anche gli orari delle festività?

Pubblicate gli orari delle festività ovunque i clienti guardino prima di contattarvi: sito, Google, telefono e casella email. Un'ottima email non serve a nulla se Google Maps indica ancora «Aperto» il 25 dicembre.

Come impostare gli orari delle festività sul Profilo dell'attività su Google?

Aprite il vostro Profilo dell'attività (cercate il nome della vostra azienda su Google o su Maps dopo aver effettuato l'accesso), scegliete Modifica profilo, poi Orari e quindi Orari speciali. Aggiungete ogni data e segnatela come «Chiuso» oppure inserite l'orario ridotto. Google propone spesso le prossime festività da confermare. Fatelo per ogni sede: senza orari speciali, Google continua a mostrare gli orari abituali e i clienti rischiano di trovare la porta chiusa.

Cosa deve dire il banner delle feste sul sito?

Il banner deve stare in una riga su smartphone: le date, l'unica cosa che continua a funzionare e un link. Per esempio: «Orari delle feste: chiusi dal 24/12 al 1/1. Gli ordini di oggi partono il 4/1. Vedi i dettagli». Evitate i pop-up per questo: un banner informa senza bloccare la pagina.

Come inviare l'avviso di chiusura a tutti i clienti?

Inviate l'avviso come un'email semplice, basata sul testo, ai clienti a cui interessa davvero, segmentati in base a ciò che devono sapere. Tre gruppi coprono la maggior parte dei casi:

• Clienti con ordini, prenotazioni o progetti in corso: ricevono per primi la versione più specifica (modello 2, 3 o 4) e l'SMS il giorno prima.
• Clienti attivi negli ultimi 12 mesi: ricevono l'avviso generale (modello 1 o 2).
• Iscritti alla newsletter: trovano le date nella newsletter di dicembre o in una breve email dedicata.

Un avviso che contiene solo date e informazioni di servizio è una comunicazione di servizio. Se invece aggiungete un codice sconto o un prodotto in evidenza, diventa una comunicazione commerciale: in Italia serve allora il consenso del destinatario (salvo l'eccezione del «soft spam» per prodotti analoghi a clienti esistenti) e un link di disiscrizione. Nel dubbio, tenete l'avviso pulito e mettete la promozione in una campagna separata.

Infine, evitate le trappole classiche di dicembre: un vago «chiusi fino a dopo le feste», il fuso orario dimenticato e una risposta automatica senza data di rientro. La nostra lista degli errori da evitare nelle email delle festività copre il resto della stagione, e nei nostri modelli per ferie e pause lavorative trovate layout pronti per l'avviso.

Domande frequenti

Con quanto anticipo inviare l'email di chiusura per le feste?

Inviate la prima email di chiusura due o tre settimane prima, e mai meno di dieci giorni prima. Poi un promemoria circa una settimana prima e un SMS il giorno precedente per i clienti con ordini o appuntamenti in sospeso.

Come comunicare in modo professionale la chiusura dell'ufficio per le feste?

Date i fatti nella prima frase: «I nostri uffici resteranno chiusi da giovedì 24 dicembre a venerdì 1° gennaio e riapriranno lunedì 4 gennaio alle 9:00.» Poi spiegate come verranno gestite le richieste e chi contattare in caso di urgenza. Il tono professionale nasce dalla precisione, non dalla formalità.

Bisogna inserire gli auguri nell'avviso di chiusura?

Basta una frase di chiusura, come «Grazie per la fiducia quest'anno.» Gli auguri completi meritano un'email a parte, così l'avviso resta breve e le date restano in evidenza.

Devo aggiornare Google se ho già avvisato i clienti via email?

Sì. Molte persone controllano la Ricerca Google o Maps prima di passare o telefonare, e potrebbero non vedere mai la vostra email. Impostate gli orari speciali nel Profilo dell'attività su Google per ogni giorno di chiusura o con orario ridotto, per ogni sede.

Cosa deve dire un messaggio di assenza durante le feste?

Un messaggio di assenza deve indicare la data di rientro nella prima riga, quando arriverà una risposta e un canale per le urgenze. Di solito bastano tre frasi.