Email di invito ad un evento: 10 esempi per eventi in presenza (con oggetto)

Email di invito ad un evento: 10 esempi per eventi in presenza

Un'email di invito ad un evento costruita su una struttura collaudata — oggetto, preheader, testo e pulsante di conferma — ti permette di invitare i tuoi contatti a un evento in presenza in pochi minuti, senza partire da una pagina bianca. Qui sotto trovi 10 esempi di email di invito da copiare e adattare, dal «save the date» all'ultimo richiamo, insieme al calendario di invio che li collega e a un modo semplice per raccogliere le conferme con un modulo di registrazione.

Questa guida riguarda gli eventi a cui si partecipa di persona: open day, eventi in negozio, conferenze, serate di networking, feste di lancio e workshop. Se il tuo evento è online, leggi la nostra guida al marketing via email per webinar.

In sintesi

• Ogni email di invito ad un evento ha la stessa base: cosa, quando, dove, perché vale la pena venire e un unico pulsante per confermare.
• Gli eventi in presenza richiedono informazioni che gli eventi online non hanno: indirizzo, link alla mappa, parcheggio o mezzi, dress code, accessibilità e possibilità di portare un accompagnatore.
• Invia una sequenza, non una sola email: save the date, invito, promemoria e ultimo richiamo hanno ruoli diversi.
• Raccogli le conferme con un modulo di registrazione: ottieni una lista ospiti pulita, il numero esatto dei partecipanti e le informazioni utili (esigenze alimentari, scelta della sessione) in un solo posto.
• Invia i promemoria solo a chi non ha risposto e le conferme solo a chi ha risposto.

Cosa deve contenere un'email di invito ad un evento?

Un'email di invito ad un evento deve rispondere a cinque domande in pochi secondi di lettura: di che evento si tratta, quando si svolge, dove, perché il lettore dovrebbe partecipare e come dire di sì. Tutto il resto serve a sostenere questi cinque punti.

Un buon formato di email di invito è breve: un titolo, due o tre paragrafi brevi o elenchi puntati, il blocco dei dettagli e il pulsante. Se il programma è lungo, rimanda a una pagina dell'evento invece di incollarlo nell'email.

Quando inviare ogni email di invito ad un evento?

Per la maggior parte degli eventi in presenza, invia la prima email con qualche settimana di anticipo e arriva alla data con due o tre messaggi più brevi. Più l'evento è grande e più gli ospiti devono spostarsi, prima devi cominciare. Il calendario qui sotto è un punto di partenza pratico: adattalo al tuo pubblico e al modo in cui si organizza.

Invia in un giorno e a un'ora in cui il tuo pubblico legge la posta. Se hai i dati delle campagne precedenti, usali per scegliere la fascia oraria che ha funzionato meglio con la tua lista.

10 esempi di email di invito ad un evento (con oggetto)

Ogni esempio qui sotto include alcune proposte di oggetto, un preheader e il testo dell'email. Sostituisci tutto ciò che è tra [parentesi quadre] con i tuoi dati. I testi sono esempi: mantieni la struttura e adatta il tono a quello del tuo brand.

1. Modello di save the date

Quando usarlo: la data e la città sono definite, ma il programma completo non è ancora pronto. Il suo unico scopo è far bloccare la data in agenda.

Oggetti:

• Save the date: [Nome evento], [data]
• [Nome], tieniti libero il [data]
• Segnalo in agenda: [Nome evento] torna a [città]

Preheader: Programma completo e iscrizioni in arrivo.

Ciao [Nome],

segna la data: [Nome evento] si terrà il [giorno, data] a [città]. Riuniamo [pubblico] per una giornata dedicata a [beneficio principale].

Le iscrizioni apriranno il [data]. Aggiungi subito la data al tuo calendario: ti invieremo l'invito personale appena il programma sarà pronto.

[Pulsante: Aggiungi al mio calendario]

A presto,
[Nome], [Azienda]

2. Lettera di invito formale ad un evento

Quando usarla: l'occasione richiede un tono classico — una cena per l'anniversario aziendale, una premiazione, un gala per i clienti, un'inaugurazione ufficiale.

Oggetti:

• Invito: [Nome evento], [data]
• [Azienda] ha il piacere di invitarLa il [data]
• Invito personale a [Nome evento]

Preheader: Si prega di confermare entro il [scadenza].

Gentile [Titolo] [Cognome],

[Nome azienda] ha il piacere di invitarLa a [Nome evento], in occasione di [ricorrenza], il [giorno, data] alle ore [ora], presso [luogo, indirizzo completo].

La serata prevede [cena / interventi / premiazione] e si concluderà intorno alle [ora di fine]. Abbigliamento: [business / da sera].

Saremo onorati della Sua presenza. La preghiamo di confermare la partecipazione entro il [scadenza].

[Pulsante: Rispondi all'invito]

Cordiali saluti,
[Nome], [Ruolo], [Azienda]

3. Email di invito a un open day

Quando usarla: apri le tue porte — un nuovo ufficio, una scuola, uno showroom, un immobile, uno spazio rinnovato — e gli ospiti possono passare in una fascia oraria.

Oggetti:

• Vieni a trovarci: open day il [data], dalle [ora] alle [ora]
• [Nome], [giorno] apriamo le nostre porte
• Passa quando vuoi tra le [ora] e le [ora] del [data]

Preheader: Visite guidate ogni ora, il caffè lo offriamo noi.

Ciao [Nome],

il [giorno, data], dalle [ora] alle [ora], apriamo le nostre porte e ci farebbe piacere se passassi a trovarci.

• Visite guidate ogni [30/60] minuti
• Incontra [il team / gli insegnanti / i designer]
• [Rinfresco / angolo bambini / offerta speciale per i visitatori]

Vieni quando preferisci. Dicci più o meno a che ora pensi di arrivare e faremo in modo che qualcuno sia libero per accompagnarti.

[Pulsante: Passerò a trovarvi]

[Indirizzo, link alla mappa, informazioni sul parcheggio]

4. Email di invito a un evento in negozio

Quando usarla: inviti i clienti a un momento speciale in negozio — una serata di shopping privata, una degustazione, la presentazione di una collezione, un pomeriggio con l'artigiano.

Oggetti:

• Sei in lista: serata privata da [Negozio], [data]
• [Nome], una serata solo per i nostri clienti
• Degustazione, musica e [offerta] da [Negozio] questo [giorno]

Preheader: Apertura alle [ora]. Posti limitati: prenota il tuo.

Ciao [Nome],

il [giorno, data], dalle [ora] alle [ora], chiudiamo [Negozio] al pubblico e lo apriamo solo per i nostri clienti.

• Anteprima della [nuova collezione / dei prodotti di stagione]
• [Degustazione / dimostrazione dal vivo / consulenza personalizzata]
• [Offerta] su tutti gli acquisti della serata

Abbiamo posto per [numero] ospiti: prenota il tuo posto. Puoi portare un accompagnatore.

[Pulsante: Prenota il mio posto]

[Indirizzo del negozio, orari della serata]

5. Email di invito a una conferenza

Quando usarla: inviti a un programma di una giornata o mezza giornata con relatori e sessioni, dove contano iscrizione, scelta delle sessioni e viaggio.

Oggetti:

• [Nome evento] [città]: iscrizioni aperte
• [Nome], unisciti a [numero] [professionisti] a [Nome evento]
• [Relatore] e altri [numero] relatori a [Nome evento]

Preheader: [Data], [luogo]. Iscrizione early bird fino al [data].

Ciao [Nome],

sono aperte le iscrizioni a [Nome evento], il [data] presso [luogo], [città].

Quest'anno il programma è dedicato a [tema]. Ascolterai:

• [Relatore 1], [ruolo] — [tema dell'intervento]
• [Relatore 2], [ruolo] — [tema dell'intervento]
• [Workshop o tavola rotonda principale]

L'iscrizione comprende [sessioni, pranzo, materiali, aperitivo di networking]. Scegli i workshop al momento dell'iscrizione: i posti per sessione sono limitati.

[Pulsante: Iscriviti ora]

Arrivi da fuori? [Link a hotel e informazioni sui trasporti.]

Il successo di una conferenza dipende molto dal suo modulo di iscrizione. Prima di inviare questa email, controlla il tuo modulo di registrazione alla conferenza e gli errori da evitare.

Stai preparando una sequenza di inviti, promemoria e conferme? Con Mailpro™ la conferma parte appena qualcuno si iscrive e i promemoria si programmano in anticipo — scopri come funzionano le email automatiche.

6. Email di invito a un evento di networking

Quando usarla: il valore dell'evento sono le persone presenti — una colazione d'affari, un aperitivo after work, un incontro tra soci.

Oggetti:

• [Nome], colazione con [pubblico] il [data]?
• Incontra [numero] professionisti di [settore] a [città] questo [giorno]
• Aperitivo di networking: [Nome evento], [data]

Preheader: Informale, niente slide: solo buone conversazioni.

Ciao [Nome],

organizziamo [una colazione / un aperitivo] informale per [pubblico] il [giorno, data], dalle [ora] alle [ora], presso [luogo].

Niente presentazioni, niente discorsi commerciali: solo l'occasione di conoscere [colleghi / fondatori / imprenditori del territorio] e scambiare idee davanti a [un caffè / un drink]. Tra gli ospiti ci sono già persone di [tipo di aziende].

I posti sono limitati a [numero] per rendere la conversazione più facile. Facci sapere se ci sarai.

[Pulsante: Ci sarò]

[Nome], [Azienda]

7. Email di invito a una festa di lancio o inaugurazione

Quando usarla: festeggi qualcosa di nuovo — un prodotto, un negozio, un marchio, un libro — e vuoi energia e la sala piena.

Oggetti:

• Sei invitato al lancio di [Prodotto], il [data]
• [Nome], sii con noi quando presentiamo [Prodotto]
• Festeggia [Prodotto] con noi: il brindisi lo offriamo noi

Preheader: Demo dal vivo, musica e un'anteprima prima di tutti.

Ciao [Nome],

dopo [numero] mesi di lavoro, [Prodotto] è pronto, e vogliamo festeggiarlo con le persone che ci hanno aiutato ad arrivare fin qui.

Ti aspettiamo il [giorno, data] dalle [ora] presso [luogo] per:

• Scoprire [Prodotto] dal vivo in anteprima
• [Musica / buffet / breve intervento del fondatore]
• [Offerta di lancio o omaggio per gli ospiti]

[Pulsante: Prenota il mio posto]

Non riesci a venire? Rispondi a questa email e ti invieremo comunque un'anteprima.

8. Email di invito a un workshop o corso

Quando usarla: gli ospiti vengono per imparare o realizzare qualcosa — una formazione, un corso di cucina, una dimostrazione pratica — e i posti o i materiali sono limitati.

Oggetti:

• Workshop pratico: [tema], [data] — [numero] posti
• [Nome], impara [competenza] in [durata] con [formatore]
• Corso gratuito di [tema] presso [luogo] questo [giorno]

Preheader: Tutti i materiali inclusi. Torni a casa con [risultato].

Ciao [Nome],

il [giorno, data], dalle [ora] alle [ora], [nome del formatore] terrà un workshop pratico su [tema] presso [luogo].

In [durata] imparerai a:

• [Obiettivo 1]
• [Obiettivo 2]
• [Obiettivo 3]

Forniamo noi [materiali / attrezzatura]. Porta con te [oggetto, se serve]. Il gruppo è limitato a [numero] persone, così ognuno riceve il giusto supporto.

[Pulsante: Prenota il mio posto]

9. Email promemoria per un evento

Quando usarla: i contatti hanno ricevuto l'invito ma non hanno risposto. Falla più breve dell'invito e aggiungi un nuovo motivo per partecipare.

Oggetti:

• Promemoria: [Nome evento] è il [data]
• [Nome], ci vediamo [giorno]?
• Manca una settimana: [Nome evento]

Preheader: Novità di quest'anno: [relatore / attività / offerta].

Ciao [Nome],

ti ricordiamo che [Nome evento] si terrà il [giorno, data] presso [luogo], e non abbiamo ancora ricevuto la tua risposta.

Dal nostro invito abbiamo aggiunto al programma [nuovo relatore / attività / offerta].

Rispondere richiede solo un minuto.

[Pulsante: Rispondi ora]

Questa volta non puoi? Clicca qui per dircelo e non ti invieremo altri promemoria per questo evento.

Agli ospiti confermati invia un promemoria diverso il giorno prima: senza pulsante di conferma, solo le informazioni pratiche — indirizzo, orario di inizio, parcheggio, cosa portare e chi chiamare in caso di ritardo.

10. Email di ultimo richiamo

Quando usarla: la scadenza per rispondere è vicina o i posti stanno finendo. È l'ultimo messaggio a chi non ha risposto, quindi metti la scadenza nel titolo.

Oggetti:

• Ultima chiamata: le iscrizioni chiudono [giorno]
• Restano solo [numero] posti per [Nome evento]
• [Nome], ultima occasione per esserci il [data]

Preheader: Le iscrizioni chiudono [giorno] alle [ora].

Ciao [Nome],

questo è il nostro ultimo messaggio su [Nome evento]: le iscrizioni chiudono [giorno] alle [ora].

[Nome evento] — [data], [ora], [luogo]. [Una riga che ricordi il beneficio principale.]

[Pulsante: Prenota il mio posto]

Se hai già risposto, grazie: ti aspettiamo.

Ti serve una base grafica per una di queste email? I modelli email per eventi di Mailpro offrono layout pronti in cui inserire questi testi.

Come raccogliere le conferme con un modulo di registrazione?

Il modo più semplice per raccogliere le conferme è collegare il pulsante della tua email di invito ad un evento a un breve modulo di registrazione. Tutte le risposte arrivano in un'unica lista, conosci il numero esatto dei partecipanti e puoi fare le domande che una risposta via email non gestisce bene.

1. Crea un modulo breve. Nome ed email sono di solito precompilati o obbligatori; aggiungi solo ciò che serve per questo evento: partecipazione sì/no, numero di accompagnatori, esigenze alimentari, scelta della sessione, esigenze di accessibilità. Puoi creare moduli online con Mailpro e collegarli all'email.
2. Stabilisci capienza e scadenza. Indica nell'email quanti posti ci sono e quando si chiudono le conferme. Chiudi il modulo, o trasformalo in lista d'attesa, quando raggiungi la capienza.
3. Invia subito una conferma. Appena qualcuno si iscrive, invia una conferma con data, indirizzo, link alla mappa e un link per aggiungere l'evento al calendario.
4. Dividi la lista in base alla risposta. Usa i risultati del modulo per creare tre gruppi: confermati, non partecipano, senza risposta. Con la segmentazione delle email, ogni gruppo riceve solo i messaggi pensati per lui.
5. Ricorda le cose giuste alle persone giuste. Promemoria e ultimo richiamo vanno a «senza risposta»; le informazioni pratiche del giorno prima a «confermati»; «non partecipano» non riceve altro su questo evento.

Ecco un'email di conferma da attivare dopo l'invio del modulo:

Oggetto: Iscrizione confermata: [Nome evento], [data]

Ciao [Nome],

grazie: il tuo posto a [Nome evento] è confermato.

[Data], dalle [ora di inizio] alle [ora di fine]
[Luogo, indirizzo completo] — [link alla mappa]
[Consiglio su parcheggio o mezzi]

[Pulsante: Aggiungi al mio calendario]

Hai cambiato programma? Usa questo link per modificare o annullare l'iscrizione, così potremo offrire il tuo posto a qualcun altro.

Quale oggetto usare per un'email di invito?

I migliori oggetti per un invito dicono chiaramente di cosa si tratta e danno un motivo per aprire, con una lunghezza che stia sullo schermo di uno smartphone. La maggior parte degli oggetti sopra segue uno di questi cinque schemi riutilizzabili.

Metti le parole più importanti all'inizio, perché gli smartphone tagliano gli oggetti lunghi. Usa il preheader per aggiungere ciò che non entra nell'oggetto e prova due versioni su una parte della lista se il tuo pubblico è abbastanza ampio. Per altre idee, leggi la nostra guida su come scrivere un oggetto email efficace.

Come scrivere un invito ad un evento aziendale?

Un'email di invito a un evento aziendale segue la stessa struttura di qualsiasi invito, con tre differenze: un tono più neutro, l'indicazione esplicita di chi è invitato e regole pratiche chiare. Ecco alcune frasi per un invito a un evento aziendale e i punti da non dimenticare.

• Indica a chi è rivolto l'invito. «L'invito è valido per te e un accompagnatore» oppure «L'invito è personale e non cedibile» evita domande imbarazzanti all'ingresso.
• Spiega il motivo professionale. Clienti e partner accettano più volentieri quando sanno cosa otterranno: un'anteprima, un confronto tra colleghi, un aggiornamento sui vostri progetti.
• Sii preciso sulla logistica. Orario di inizio e fine, dress code, badge o documento per accedere all'edificio e se durante l'evento verranno scattate foto.
• Invia a nome di una persona. Un invito firmato da un padrone di casa con nome e cognome, con un indirizzo di risposta che arrivi davvero a lui, sembra un invito e non una campagna.
• Per un invito rivolto ai colleghi (cena aziendale, team building, evento interno), sii breve e aggiungi ciò che interessa ai dipendenti: se è in orario di lavoro, se sono invitati i partner e come arrivare.

Quali errori fanno ignorare un'email di invito?

La maggior parte degli inviti fallisce per motivi pratici, non per la grafica. Fai attenzione a questi:

• Data o indirizzo sono nascosti sotto un'immagine o al terzo paragrafo.
• Più pulsanti si fanno concorrenza — «Iscriviti», «Vedi il programma», «Seguici», «Leggi il blog». Mantieni una sola azione principale.
• Manca una scadenza per rispondere, così le persone rimandano fino a dimenticarsene.
• Tutti ricevono tutti i promemoria, anche chi ha già detto sì o no.
• L'email è un'unica immagine. Se le immagini sono bloccate, il lettore non vede nulla. Lascia le informazioni chiave in testo.
• Gli inviti arrivano a persone che non hanno mai accettato di ricevere le tue email. Invia a contatti che hanno dato il consenso o con cui hai già un rapporto, e includi sempre un link di disiscrizione.

Domande frequenti

Come scrivere un invito ad un evento via email?

Comincia dicendo chi invita e perché il lettore è invitato, indica data, ora e indirizzo in un blocco chiaro, elenca due o tre motivi per partecipare e chiudi con un solo pulsante di conferma e una scadenza. Mantieni l'email abbastanza breve da leggerla sullo smartphone senza scorrere troppo.

Con quanto anticipo inviare un'email di invito ad un evento?

Per un evento locale bastano di solito due o tre settimane. Per una conferenza o un evento che richiede una trasferta, invia un save the date due o tre mesi prima e l'invito completo sei-otto settimane prima. Poi un promemoria a chi non ha risposto e un ultimo richiamo prima della scadenza.

Che oggetto scrivere in un'email di invito ad un evento?

Un buon oggetto nomina l'evento o il suo beneficio principale e, se c'è spazio, la data — per esempio «Sei invitato: Open Day, 10 maggio». Le domande personali funzionano bene per i promemoria, le scadenze per l'ultimo richiamo.

Quanti promemoria inviare per un evento?

Due sono un massimo ragionevole per chi non ha risposto: un promemoria circa una settimana prima della scadenza e un ultimo richiamo qualche giorno prima della chiusura. Gli ospiti confermati dovrebbero ricevere solo un promemoria pratico il giorno prima.

Meglio inviare l'invito via email o via SMS?

L'email è migliore per l'invito vero e proprio, perché contiene tutti i dettagli, il link al modulo e il link al calendario. L'SMS funziona bene come breve promemoria il giorno stesso per gli ospiti confermati che hanno accettato di ricevere messaggi.